Cara Menangani Telepon Masuk
Hal-hal yang diperhatikan dalam menangani telepon masuk adalah sebagai berikut :
a)Sekretaris harus segera menjawab dan jangan membiarkan telepon masuk adalah sebagai berikut :
b)Mengangkat telepon dengan rangan kiri.
c)Tangan kanan memagang alat tulis dan block note.
d)Hindari menjawab dengan mengatakan “halo” karena halo akan membuang waktu dan tidak member informasi.
e)Memberi salam dan menyebutkan nama perusahaan atau kantornya, misalnya “Selama pagi, SMK PGRI 1 Kota Jombang”.
f)Ia harus mencatat segala pesan atauj permintaan penelepon dengan tepat sambil menaruh perhatian penuh kepada percakapan telepon itu. Sebaiknya, satu buku khusus disediakan untuk mencatat semua permintaan / pesan telepon dan disiapkan di sisi telepon agar dapat segera digunakan untuk mencatat semua pesan.
g)Bilamana perlu, ia harus meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama-nama yang sulit.
h)Nomor telepon, angka-angka dan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya oleh penelepon.
i)Sekretaris harus selalu berusaha agar terdengar ramah dan penuh minat.
j)Jangan menganggap telepon merupakan bagian dari kerja hari itu.
k)Dalam mentransfer telepon, sekretaris harus benar-benar mengetahui siapa yang dapat menangani masalah penelepon agar penelepon tidak dilemparkan dari satu pesawat ke pesawat lain.
l)Jika sedang mentrasfer telepon, sekretaris menunggu sampai penelepon memperoleh nomor pesawat yang dimaksud sehingga penelepon tidak bertanya-tanya tentang apa yang telah terjadi atas dirinya.
m)Berusaha untuk mendengarkan dan menyimak percakapan dengan baik sehingga sekretaris dapat emngetahui dan menangani penelepon dengan cepat dan tepat.
n)Apabila sekretaris tidak dapat memenuhi permintaan penelepon, ia perlu menanyakana apakah penelepon setuju jika ia menelepon kembali. Katakana kapan hal tersebut akan dilakukan oleh sekretaris. Bila saatnya sekretaris belum memperoleh informasi yang cukup, ia harus tetap menelepon dan menceritakan kemajuan dan memberitahu kapan jawaban yang lengkap dapat diberikan.
o)Bila ada pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai hasil dari pembicaraan telepon tersebut, sekretaris membuat catatan sebelum ia lupa. Hal-hal yang perlu dicatat antara lain nama dan nomor penelepon, hari dan jam telepon diterima, pokok-pokok penting dari pembicaraan, tindakan ang harus dilakukan, dan kapan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
p)Apabila harus menerima pesan untuk rekan yang sedang absen, sekretaris harus mencatat dan mengulangi pesan tersebut untuk menyakinkan bahwa pesan tersebut sudah benar.
q)Apabila sedang menunggu telepon namun harus meninggalkan tempat, sebaiknya sekretaris memberitahu operator atau rekan dimana ia dapat dihubungi.
r)Sekretaris jangan melayani rekan yang mencoba menarik perhatian atau menyela pada saat ia sedang melakukan pembiaraan telepon.
Apabila mereka memang perlu dilayani, sekretaris harus minta izin penelepon dan menangani penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
s)Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
health insurance continuation rights illinois law auto owners insurance st cloud mn esis auto insurance geico auto insurance reddit cargo insurance for auto haulers how to prepare for an auto insurance appeal does having a child make car insurance cheaper interstate auto insurance reno nv auto insurance pawtucket ri auto insurance sparks range rover insurance quotes nj car insurance online can you cash out on a term life insurance policy instant auto insurance coverage online auto insurance san clemente ca should i cancel my whole life insurance policy stanford auto insurance need auto insurance today auto insurance quotes memphis tn geico auto insurance espanol best place to buy car insurance online calling insurance after accident general liability insurance for snow plowing auto insurance code 148 central auto insurance kings canyon car insurance quotes albuquerque nm group insurance quotes derby insurance solutions auto insurance now pay later addiction treatment insurance coverage do medicare premiums count as self employed health insurance georgia group health insurance small business thehartford car insurance benefits of geico car insurance hartford automobile insurance company attorney car accident insurance maine automobile insurance plan heartford auto insurance insurance administration software omaha insurance quote nco insurance the hartford car insurance company hpso insurance rating lawrence car insurance henry's auto insurance near me aaa insurance manchester nh insure oklahoma income guidelines insure oklahoma income guidelines 2019
0 Response to "Cara Menangani Telepon Masuk"
Post a Comment