Pengertian Detail Tentang Peralatan Kantor
 |
| Peralatan Kantor |
Pengertian dan Macam Macam Peralatan Kantor Secara Detail Lengkap
A.Pengertian peralatan kantor (office appliances / office supplies).
Peralatan kantor yaitu segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha menurut The Liang Gie bahwa peralatan kantor (office supplies) adalah “benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha”. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yangdapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, peralatan atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.
B.Macam-macam peralatan kantor.
Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor (office machines) dan alat-alat bukan mesin.
1)Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson adalah sebagai berikut :
a)Bak surat (desk trays).
b)Kalender meja (desk calender).
c)Mistar (ruler).
d)Pena (pens).
e)Tangkai pena (pen holder).
f)Pensil (pencils).
g)Pensil berwarna (colored pencil).
h)Penghapus pensil (eraser).
i)Kertas-kertas isap (blotter).
j)Gunting (shears).
k)Penjepret kawat (stapler).
l)Bak untuk jepitan-jepitan kertas (tray for clips).
m)Bak untuk jarum-jarum (tray for pins).
n)Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands).
o)Berkas-berkas jepitan (binders).
p)Cap tanggalan (bank dater).
q)Bantalan cap (stamp pad).
r)Blanko-blanko formulir permintaan keperluan tulis-menulis (stationery requisitions).
2)Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor :
a)Mesin kartu berlubang (punched card machines).
b)Mesin jumlah (adding machines).
c)Mesin hitung (calculating machines).
d)Mesin tulis (type writers).
e)Mesin pengganda (reproducing machines).
f)Mesin label (labeling machines).
g)Mesin pembuka sampul surat (letter openers).
h)Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machine and mail inserter).
i)Mesin perekam (tape recorder Dictaphone, transcriber).
j)OHP (Over Head Projector).
k)Mesin foto copy.
D.Macam-macam map yang dibutuhkan dalam kantor
1.Stop map
Stop map adalah alat yang berukuran standar (folio) yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat, naskah-naskah atau catatan-catatan yang biasanya hanya untuk sementara. Stop map ini mempunyai dua lipatan dengan menggunakan penutup.
2.Folder
Folder seperti halnya stop map, mempunyai dua lipatan dan dari satu lipatan sisi terdapat tab untuk memberi tanda atau kode. Folder ini biasanya digunakan untuk menyimpan surat-surat atau naskah yang sudah diproses.
3.Snelhecter (map memakai jepitan)
Snelhecter adalah suatu lipatan karton dengan kawat penjepit di tengahnya yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat atau warkat-warkat yang selama dalam proses. Sneelhecter ini hampir sama dengan stop map, perbedaannya di tengah lipatan terdapat alat penjepit agar dokumen atau surat yang dimasukkan tidak lepas atau berserakan. Surat-surat yang akan disimpan di dalamnya terlebih dahulu harus diberi lubang dengan menggunakan alat pelubang kertas yaitu perforator.
4.Briefordner/ordner
Ordner adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen atau surat yang telah diproses. Dan umumnya surat-surat yang penting yang pada suatu saat akan dibutuhkan lagi. Alat ini sama dengan sneelhecter tetepi lebih besar dan lebih tebal dan daya tampungnnya lebih banyak. Dengan menggunakan ordner maka surat akan selalau tersimpan dalam keadaan rapi.
5.Guide
Guide adalah pembatas sekaligus penyangga dari folder-folder yang disimpan. Pada guide juga terdapat tab yang digunaka untuk menuliskan kode.
6.Document Keeper
Document Keeper adalah map tanpa penutup di dalamnya terdapat kantung-kantung plastik untuk menyimpan dokumen.
E.Macam-macam kertas
1.HVS
2.Linen
3.Doorslag
4.Duplicator
5.Buffalo
6.Manila
7.Karton
8.Onion skin
9.Bergaris
10.CD
F.Peralatan lain yang sering digunakan dalam kegiatan di kantor antara lain :
1.Letter opener.
Letter opener yaitu suatu alat kantor yangt digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik dan tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor atau perusahaan, yang setiap harinya menerima surat + 1000 buah.
Dilihat dari tenaga yang digunakan, ada dua macam pembuka surat, yaitu sebagai berikut :
-Hand envelope opener.
Mesin pembuka surat yang menggunakan tangan (manual), dengan cara mendorong mesin pemotong (cutter) kea rah sampul surat.
-.Automatic mail opener.
Mesin pembuka surat yang digerakkan dengan tenaga llistrik. Mesin ini mempunyai kemampuan yang tinggi dimana setiap menitnya mampu membuka + 60 buah surat serta menyusunnya sekaligus.
2.Numerator / numbering machine (mesin pemberi nomor).
Sebuah mesin yang berguna untuk member nomor secara berurut, baik member nomor pada surat yang belum ditik secara langsung ataupun pemberian nomor pada buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama. Contohnya untuk member nomor pada faktur cek, surat undian, dan sebagainya.
3.Timbangan surat.
Alat yang dipergunakan untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan besar biaya pengiriman. Biasanya surat ditimbang terlebih dahulu, apabila dikirimkan secara tercatat terdaftar dan juga surat yang akan dikirimkan ke luar negeri.
4.Jepitan kertas (paper clip).
Suatu alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun, mengumpulkan, mengelompokkan) surat-surat dan lampiran-lampirannya, agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.
5.Pengungkit kawat jepret (staples remover).
Suatu alat yang dipergunakan untuk melepas / mencabut kawat jepret yang terdapat pada bundelan warkat sehingga terlepas lagi menjadi lembaran-lembaran. Dengan menggunakan alat ini, stapler dapat dengan mudah dan cepat terlepas.
Sebagai pelengkap dari penjepret kertas ini adalah pengungkit kawat jepret atau disebtu stapler remover (inggris). Yang dimaksud dengan stapler remover adalah alat untuk melepaskan kaitan kawat jepret yang terdapat pda bundelan warkat sehingga terlepas lagi menjadi lembaran-lembaran.
Penggunaan alat ini, bila kiga menerima surat atau berkas yang banyak halamannya dan ingin dipisahkan antara intinya dengan lampirannya, maka pergunakanlah alat ini. Manfaat stapler remover yaitu dapat menghindari surat-surat robek pada waktu dibuka atau dipisahkan.
Cara penggunannya adalah sabagai berikut :
a.Peganglah pengungkit kawat jepret tersebut dengan tangan kanan di mana posisi ibu jari di bagian belakang sedangkan pengungkitnya sendiri terletak di antara telunjuk dan jari tengah.
b.Masukkan ujung penahan ungkit di antara bagian punggung kawat jepret dan kertas.
c.Kaitkan ujung pengungkit pada bagian punggung kawat jepret.
d.Kalau sudah siap, tariklah pengungkit dengan jari telunjuk dan jari tengah, sementara ibu jari menahan sampai kawat jepret tersebut lepas.
6.Nietjes atau stapler (kawat jepretan).
Suatu alat yang berupa kawat yang dipergunakan untuk dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukkan pada stapler, jadi stapler ini isi dari hecht machine.
7.Spindle file (tancapan warkat).
Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukkan warkat tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alas, sehingga dapat berdiri dan diletakkan di atas meja. Biasanya warkat yangdisimpan adalah warkat-warkat terpenting.
8.Buku alamat.
Buku yang berisikan kumpulan alamat (instansi pemerintah, perusahaan, organisasi di daerah tertentu, dan lain-lain). Buku alamat ini dipergunakan dalam pelayanan jasa di bidang transport dan sebagainya, sehingga dengan mudah dapat menemukan alamast yang dicari tanpa menanyakan kesana kemari.
9.Cap tanggal (stamping date)
Alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tangan dari sesuatu hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya. Cap ini dipergunakan untuk memberikan cap pada surat yangbelum ditik secara langsung pada blanko / formulir.
10.Card machine atau mesin kartu berlubang.
Alat untuk pemrosesan yang dapat mencatat-menyimpan atau membaca dan mengolah lebih lanjut data yang diperlukan dengan memakai kartu-kartu yang dilubangi pada tempat tertentu.
11.Correction fluid atau sheet correction.
Bahan kimiawi cair, cepat kering dan umumnya berwarna merah, yang dipergunakan untuk menutup huruf yang salah ketik pada kertas sheet stensil. Setelah kering maka dapatlah kertas stensil itu diketik kembali.
12.Pen sheet atau stylus.
Alat yang berbentuk pens berujung tumpul yang digunakan untuk membuat garis, gambar, tanda tangan pada kertas stensil yang di bawahnya diberi alas stensil (stencil writing plate).
13.Correction pen
Bahan kimia cair, cepat kering dan berwarna putih, yang dipergunakan untuk menutup huruf yang salah pada pengetikan di atas kertas biasa.
14.Buku telepon.
Menurut catatan nomor telepon yang sudah terdaftar. Buku ini dikeluarkan oleh PT. Telkom untuk para pelanggan telepon, di dalamnya memuat :
-Petunjuk penggunaan telepon.
-Nomor-nomor telepon yang penting dan
-Daftar nama pelanggan telepon.
Buku telepon terdiri dari tiga bvagian, yaitu halaman pendahuluan, halaman putih, dan halaman kuning.
Halaman pendahuluan berisikan petunjuk cara menelepon yang baik, SLJJ (Sambungan Langsung Jarak Jauh) dan nomor-nomor yang penting, seperti kantor polisi, rumah sakit, dan sebagainya.
Halaman putih berisikan petunjuk daftar nomor-nomor telepon Departemen menurut abjad, non departemen dan lembaga Negara, daftar nomor / nama pelanggan telepon pribadi, badan-badan usaha dan jasa menurut abjad.
Halaman kuning memuat petunjuk daftar nama dan nomor telepon pelanggan badan usaha dan jasa menurut kelompok usaha dan jasa masing-masing kota menurut abjad kelompok usaha nama perusahaan tersebut. Sehingga kita lebih mudah mencari jenis badan usaha yang kita butuhkan.
15. Formulir atau blanko.
Formulir atau blanko yaitu lembara kertas terlepas yang berukuran tertentu berupa cetakan, stensilan dengan uraian, garis atau ruang untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang diperlukan. Isi formulir terdiri dari 2 bagian, yaitu bagian tercetak yang meruakan keterangan yang telah tetap, dan bagian lain yang berubah sesuai dengan keternagna yang diisikan dalam ruang-ruang yang tersedia.
Fornulir yang diciptakan, dirancang dan dipergunakan secara tepat, akan menghemat lima unusr usaha 9pikiran, tenaga, waktu, ruang dan bahan). Agar pembuatan dan pengendalian formulir dapat mencapai efisiensi, menurut Drs. The Liang Gie, harus memperhatikan hal-hal berikut :
-Setiap formulir hendaknya mempunyai kegunaan yang jelas.
-Setiap formulir yang diciptakan hendaknya dibuktikan standarisasi, terutama ukurannya, kualitasnya, warnanya dan tipe hurufnya.
-Setiap formulir hendaknya dirancang dalam corak sederhana.
-Keternagan yang tercantum hendaknya teratur secara logis, praktis sehingga mudah pengisiannya.
-Bagian yang diisi dengan keterangan hendaknya diberi ruang kosong yang cukup sehingga tulisan jelas.
-Setiap formulir, hendaknya mempunyai judul nama dan bila macamnya cukup banyak hendaknya bernomor kode.
-Bila suatu macam formulir harus disimpan dalam berkas, hindaknya disediakan bagian tepi yang kosong secukupnya untuk keperluan penjepitan.
-Formulir yang akan dipakai ke luar kantor hendaknya memuat nama organisasi yang bersangkutan, sedangkan formulir untuk keperluan ke dalam tidak usah dibubuhi nama tersebut.
-Pencitaan dan perancangan formulir-formulir dalam suatu kantor hendaknya dipusatkan pada seorang petugas, misalnya kepala kantor.
-Formulir berganda dengan beberapa tembusan yang diperlukan misalnya fkatur yang perlu diketik rankap 4, sebaiknya dibuat dalam warna yang berlainan untuk memudahkan distribusinya.
16.HVS (Hout Vry Schrift).
HVS, yaitu jenis kertas yang berwarna putih bersih dan halus, yang biasanya digunakan untuk pengetikan asli surat dinas. Karena halusnya dan tidak terdapat guratan seperti kayu, makadisebut bebas dari guratan kayu (hout vry schrieft).
17.Kertas tembusan (doorslag papier).
Kertas tembusan, yaitu kertas tipis yang khusus untuk temusan pengetikan. Dibuatnya tipis jika diperlukan temusan yang cukup banyak, maka masih didapat hasil ketikan yang cukup jelas pada kertas terbawah.
18.Onion skin (kertas kulit bawang).
Onion skin, yaitu kertas yang terbuat dari kapas, kedap lemak, kedap air, udara dan lebih kuat dari kertas biasa. Biasanya dipergunakan untuk nyekat dalam album foto.
19.NCR paper (No Carbon Required paper).
Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas (tulisan) apabila terkena tekanan, sehingga dapat menggandakan warkat-warkat tanpa memerlukan lagi karbon.
20.Kertas kaca.
Kertas kaca yaitu kertas tipis mengkilat tembus pandang, digunakan utnuk amplop berjendela.
21.Kertas linen.
Kertas yang mengkilat dan kuat dipergunakan untuk mencetak amplop
Mungkin itu saja yang bisa saya sampaikan tentang peralatan kantor, semoga bisa membantu dan bermanfaat artikel di atas, mengenai Materi Tentang Peralatan Kantor, Jangan lupa share ya teman teman.
health insurance continuation rights illinois law auto owners insurance st cloud mn esis auto insurance geico auto insurance reddit cargo insurance for auto haulers how to prepare for an auto insurance appeal does having a child make car insurance cheaper interstate auto insurance reno nv auto insurance pawtucket ri auto insurance sparks range rover insurance quotes nj car insurance online can you cash out on a term life insurance policy instant auto insurance coverage online auto insurance san clemente ca should i cancel my whole life insurance policy stanford auto insurance need auto insurance today auto insurance quotes memphis tn geico auto insurance espanol best place to buy car insurance online calling insurance after accident general liability insurance for snow plowing auto insurance code 148 central auto insurance kings canyon car insurance quotes albuquerque nm group insurance quotes derby insurance solutions auto insurance now pay later addiction treatment insurance coverage do medicare premiums count as self employed health insurance georgia group health insurance small business thehartford car insurance benefits of geico car insurance hartford automobile insurance company attorney car accident insurance maine automobile insurance plan heartford auto insurance insurance administration software omaha insurance quote nco insurance the hartford car insurance company hpso insurance rating lawrence car insurance henry's auto insurance near me aaa insurance manchester nh insure oklahoma income guidelines insure oklahoma income guidelines 2019
Related Posts